Numéros 400 pour les entreprises : 5 erreurs commerciales

Commander des numéros 400 pour une campagne en Espagne sans vérifier leur usage peut fausser la campagne dès le départ. Les erreurs : supposer que le numéro est autorisé, ne pas tester ce que voit le client ni comment il peut rappeler, négliger le routage des appels, perdre le suivi commercial et accepter des coûts sans prévoir les pannes.

En bref :

• Avant de commander un numéro 400, vérifiez l’usage prévu auprès de sources officielles et confirmez avec le fournisseur qu’il le propose pour cette campagne.
• Le numéro affiché chez le client doit faire partie d’une configuration testée : vérifiez l’identification de l’appelant, la possibilité de rappeler et la prise en charge de ces appels.
• Pour suivre une campagne, consignez les appels pris en charge et ce qui se passe ensuite. Ne partez pas du principe que le numéro fournit ces indicateurs.

Le guide de vérification des numéros 400 pour les appels commerciaux traite de la numérotation. Il faut aussi examiner ce qui se passe entre le moment où une personne reçoit l’appel et celui où l’équipe commerciale reprend la conversation.

Pourquoi est-ce une erreur de supposer qu’un numéro 400 peut servir à vendre ?

En Espagne, l’existence de la numérotation 400 ne signifie pas qu’une entreprise puisse obtenir un numéro et l’utiliser pour vendre. Avant de l’annoncer ou de préparer une campagne, vérifiez dans les sources officielles si cet usage est autorisé. Demandez aussi au fournisseur s’il propose ce numéro à cette fin.

Ce sont deux vérifications distinctes. L’existence d’une numérotation ne confirme pas qu’elle soit autorisée pour la campagne prévue. Et même si cet usage est permis, un fournisseur donné ne peut pas forcément vous fournir le numéro.

Demandez au fournisseur une réponse écrite sur la disponibilité du numéro et les conditions de souscription. Comparez-la aux informations officielles en vigueur avant d’inscrire le numéro dans vos annonces, vos scripts ou vos supports commerciaux.

Les informations sur les numéros virtuels vous aident à définir ce que vous devez souscrire, mais ne remplacent pas cette vérification. L’ordre compte : confirmez d’abord l’usage autorisé et l’offre du fournisseur. Décidez ensuite si le numéro convient à la campagne.

Pourquoi est-ce une erreur de choisir un numéro sans tester les appels ?

Choisir un numéro commercial sans tester les appels est une erreur. L’équipe risque de ne pas savoir quel numéro s’affichera chez le destinataire, si celui-ci pourra rappeler et qui répondra. Avant de lancer la campagne, vérifiez ces points avec le fournisseur et faites des essais depuis différentes lignes.

Demandez au fournisseur de confirmer le numéro présenté lors des appels sortants. Appelez ensuite des lignes de test et vérifiez ce qui s’affiche. Rappelez depuis ces lignes : ne partez pas du principe que l’appel arrivera à l’équipe commerciale, ni que toutes les lignes réagiront de la même façon.

Si la campagne utilise un composeur automatique pour centres d’appels, testez aussi les appels passés avec cet outil. Notez le résultat de chaque essai et demandez au fournisseur d’examiner tout écart avant d’utiliser le numéro pour une campagne.

Que se passe-t-il quand les appels commerciaux n’ont pas de routage défini ?

Sans routage défini, un appel en retour peut rester sans réponse ou arriver chez quelqu’un qui ne connaît pas la campagne. Si personne n’est désigné pour répondre, si les horaires et le renvoi ne sont pas prévus, l’équipe peut manquer un client alors même que le numéro fonctionne.

Avant de lancer la campagne, vérifiez avec votre fournisseur comment organiser les appels dans le standard téléphonique virtuel d’entreprise :

• Extension : qui reçoit l’appel et qui prend le relais en son absence.
• File d’attente : quelle équipe reçoit l’appel si la personne désignée est occupée.
• Horaires : qui répond en dehors des heures commerciales.
• Renvoi : où va l’appel si personne ne décroche.

Testez ensuite chaque situation depuis un téléphone extérieur à l’entreprise. Vérifiez que la bonne personne répond et qu’elle connaît la campagne. Si personne ne décroche, décidez qui vérifiera les appels manqués et rappellera le client. Un renvoi configuré ne garantit pas qu’un appel sera pris.

Pourquoi est-ce une erreur de dissocier le numéro du suivi commercial ?

Dissocier le numéro du suivi commercial est une erreur. Si l’équipe ne rattache pas chaque appel à une opportunité et à un responsable, elle perd le contexte nécessaire pour décider qui rappeler, quelle conversation reprendre et si la campagne génère des actions commerciales utiles.

Avant de commencer, convenez des informations que l’équipe doit consigner :

• Contact et opportunité : indiquez la fiche correspondante ou précisez qu’elle n’existe pas encore.
• Résultat : notez si l’appel a donné lieu à une conversation, à un intérêt ou à une action en attente.
• Prochaine étape : désignez un responsable, précisez l’action à mener et la date convenue avec le client.

Sans statut ni responsable, un rappel peut rester sans suite ou entraîner une prise de contact en double. Vérifiez comment relier les appels aux opportunités avant d’évaluer la campagne. Lorsque vous examinez l’intégration du CRM au standard téléphonique, vérifiez quelles données votre équipe consigne et lesquelles l’outil peut transmettre. Ne supposez pas que le numéro conserve ces informations à lui seul.

Pourquoi est-ce une erreur de s’engager sans vérifier les coûts et le plan de secours ?

Sans vérification, l’entreprise risque de découvrir des frais imprévus et de manquer des appels si le routage prévu tombe en panne. Avant de signer, elle doit obtenir un détail écrit des coûts et tester une autre façon de recevoir les appels.

Demandez au fournisseur une proposition qui distingue :

• La souscription et la maintenance du numéro, s’il est disponible pour l’usage prévu.
• Les appels, les renvois et les autres frais liés à l’utilisation.
• La configuration, les modifications ultérieures et la prise en charge des incidents.

Vérifiez sur la page du fournisseur de téléphonie IP qui assure le service. Définissez ensuite qui reçoit les signalements d’incident et testez le renvoi de secours avant de lancer la campagne. Si le routage principal tombe en panne, l’équipe doit savoir sur quel numéro répondre aux appels et qui peut modifier la configuration.

Questions fréquentes

Une PME peut-elle demander un numéro 400 directement à son fournisseur ?

Pour une campagne en Espagne, vous pouvez demander à votre fournisseur s’il propose des numéros 400. Ne présumez ni de leur disponibilité ni de leur utilisation possible pour la vente. Avant de préparer la campagne, demandez une confirmation écrite des conditions de souscription et de l’usage prévu. Si le fournisseur ne peut pas vous répondre clairement, ne construisez pas votre campagne autour de ce numéro.

Un client peut-il rappeler un numéro 400 qui l’a appelé ?

Ne partez pas du principe qu’il pourra le rappeler. Tout dépend du numéro affiché lors de l’appel sortant et de la configuration des appels entrants. Demandez au fournisseur de faire un test depuis les lignes et les canaux que votre équipe utilisera. Vérifiez ensuite ce qui se passe lorsque le destinataire rappelle le numéro affiché.

Peut-on conserver un numéro 400 en changeant de fournisseur ?

Ne planifiez pas le changement en supposant que vous conserverez le numéro. Demandez à votre fournisseur actuel et au nouveau si ce numéro précis est portable et à quelles conditions. Obtenez leurs réponses par écrit avant de résilier le service existant. Vous saurez ainsi quoi annoncer aux clients si vous ne pouvez pas garder le numéro.

Que faut-il demander au fournisseur sur le numéro affiché lors des appels sortants ?

Demandez quel numéro verra le destinataire, s’il peut changer selon la ligne ou le canal utilisé, et ce qui se passe lorsqu’un client rappelle. Exigez un test avec la configuration prévue pour la campagne, pas seulement une présentation commerciale. Demandez une démonstration pour voir comment vous prendriez en charge et redirigeriez ces appels.

Demandez une démonstration pour voir comment prendre en charge et rediriger les appels de votre campagne.

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Écrit par Mehdi Chouikh, CEO.